Αγγλικά  Ελληνικά

ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡIΣΗΣ

Νοέμβριος 29, 2018

 ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

 

αρ.πρωτοκολου    246/27-11-2018

Πίνακας Περιεχομένων

 

 

1.1ΓΕΝΙΚΑ..................................................................................................................... 3

1.2ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ – ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ......................................................... 3

1.3ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΚΑΙ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ................................................... 4

2.ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΑ ΜΕΣΑ ΠΟΥ ΠΑΡΕΧΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ... 5

3.ΠΑΡΑΔΟΣΗ – ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Του αιτηματος......................... 5

3.1ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ............................................................................................... 5

3.2ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ......................................................................... 5

Τα προϊόντα θα πρέπει να παραδοθούν άμεσα μετά από το άνοιγμα των προσφορών και την επιλογή του Αναδόχου, δηλαδή το αργότερο μέχρι και τρεις (3) ημερολογιακές ημέρες................... 5

3.3ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ............................................................. 5

3.4ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΑΝΑΔΟΧΟΥ....................................................................................... 5

3.5 ΠΛΗΡΩΜΗ

 

 

1.                  ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ

1.1         ΓΕΝΙΚΑ

Αντικείμενο της παρούσας πρόσκλησης προς υποβολή προσφορών είναι η επιλογή αντισυμβαλλομένου-προμηθευτή, ο οποίος θα αναλάβει την προμήθεια, εγκατάσταση και παρακολούθηση της λειτουργίας λογισμικού εμπορικής και λογιστικής διαχείρισης και την εκπαίδευση του προσωπικού του Συλλόγου με την επωνυμία “Σύλλογος Εθελοντών Κιλκίς” και με διακριτικό τίτλο “Όμνες”, ο οποίος στα αγγλικά αποδίδεται ως Omnes (ΑΦΜ 997225906/ΔΟΥ Κιλκίς) (Αναθέτουσα Αρχή) στα πλαίσια του  προγράμματος  επανεγκατάστασης (accommodation and assistance to asylum seekers and relocation candidates). Στα πλαίσια εκπλήρωσης των ανωτέρω σκοπών του το Σωματείο συμμετέχει σε πρόγραμμα με κωδικό UNHCR-GRC01/2018/0000000156.

Μετά την επιλογή του Αναδόχου/Προμηθευτή ο τελευταίος υποχρεούται να συνάψει σχετικό συμφωνητικό με τον ως άνω Σύλλογο- Αναθέτουσα Αρχή, με το οποίο θα προσδιορίζονται οι επιμέρους όροι και συμφωνίες για την εκπλήρωση της σύμβασης. Πριν την υπογραφή της ως άνω σύμβασης μεταξύ Αναδόχου και Αναθέτουσας Αρχής καμία υποχρέωση δεν δημιουργείται για κανένα από τα ως άνω μέρη.

 

1.2         ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ – ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

Στον κάτωθι πίνακα παρατίθεται το σύνολο του έργου που αποτελεί αντικείμενο της παρούσας πρόσκλησης και δη όλα τα απαιτούμενα προϊόντα δηλαδή το απαιτούμενο λογισμικό εμπορικής και λογιστικής διαχείρισης με τις απαιτούμενες τεχνικές προδιαγραφές και χαρακτηριστικά που απαιτείται να έχει, τα χαρακτηριστικά της εν γένει τεχνολογίας για την εγκατάσταση και λειτουργία του και οι εργασίες και υπηρεσίες που απαιτούνται για τη διαχείριση και ορθή λειτουργία του.

 

ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗΣ (ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ)

1. Λογισμικό εμπορικής και λογιστικής διαχείρισης.

2. Γλώσσα περιβάλλοντος εργασίας σε Ελληνικά και Αγγλικά.

3. Τεχνολογία με τα εξής χαρακτηριστικά:

  • Να παρέχει υψηλή ευχρηστία και χρηστικότητα, που βασίζεται στα πρότυπα διεπαφής του χρήστη με το Microsoft®Office
  • Να παρέχει εύκολη πρόσβαση στην πληροφορία κάθε στιγμή από οπουδήποτε (Information Anywhere-Anytime)
  • Να παρέχει  ευκολία διεπικοινωνίας και ανταλλαγής δεδομένων με άλλα πληροφοριακά συστήματα
  • Να παρέχει   πλήρη διασυνδεσιμότητα των εφαρμογών και η δημιουργία ενιαίου περιβάλλοντος διαχείρισης και λειτουργίας
  • Να παρέχει  ενσωμάτωση στα προϊόντα B2G (business to government) για συναλλαγές με χρήση XML με πληροφοριακά συστήματα τραπεζών, δημόσιων οργανισμών, ΔΟΥ κλπ.
  • Να παρέχει  γρήγορη λειτουργία απομακρυσμένης πρόσβασης έτσι ώστε σε συνδυασμό με τις νέες υποδομές δικτύων να υποστηρίζονται απομακρυσμένα σημεία παρουσίας κάθε οργανισμού.
  • Να παρέχει   ενσωματωμένο σύστημα ασφάλειας και κρυπτογράφησης των πληροφοριών για ασφαλή πρόσβαση τόσο σε περιβάλλον τοπικού δικτύου, όσο και μέσω του Internet
  • Να παρέχει   δυνατότητα αξιοποίησης νέων συσκευών για πρόσβαση στην πληροφορία οποιαδήποτε στιγμή από οπουδήποτε (Personal Digital Assistants, Tablet PCs)
  • Να παρέχει   Ν-επίπεδη κατανεμημένη αρχιτεκτονική που δίνει τη δυνατότητα για πολλαπλούς application servers που επιτρέπουν την κατανομή φορτίου σε μεγάλες εγκαταστάσεις
  • Να παρέχει   πλήρη υποστήριξη του πιο διαδεδομένου και σύγχρονου προτύπου απεικόνισης δεδομένων XML, που χρησιμοποιείται τόσο για την παραμετροποίηση του λογισμικού όσο και για την απεικόνιση των δεδομένων
  • Να παρέχει   ενσωματωμένα εύχρηστα εργαλεία δυναμικής και πολυδιάστατης πληροφόρησης (OLAP)
  •  Να παρέχει   μηχανισμό αυτόματης αναβάθμισης εκδόσεων μέσω του Internet (Live Update) που εξασφαλίζουν σημαντική μείωση κόστους και χρόνου αναβάθμισης για τον πελάτη
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Λογιστική

Περιλαμβάνει έτοιμο λογιστικό σχέδιο σύμφωνα με το ΕΓΛΣ

Λογιστικό Σχέδιο Γενικής-Τάξεως

Λογιστικά Άρθρα Δήλωση ΦΠΑ

Πολλαπλές Χρήσεις

Θεωρημένες - Πληροφοριακές εκτυπώσεις

Διαχείριση Προσωρινών και Οριστικών εγγραφών

Πρότυπα Άρθρα

Αναλυτική Λογιστική με Θεωρημένες και Πληροφοριακές εκτυπώσεις

Μοντέλα κατανομής

Αυτόματες κατανομές και ελεγκτικές καταστάσεις

Αυτόματη έκδοση Ισολογισμού και κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσης

Διαχείριση Παγίων

Αποσβέσεις - Μητρώο Παγίων

Προσθήκες-Επεκτάσεις-Καταστροφές

Παραστατικά παγίων

Παρακολούθηση Αριθμών σειράς Παγίων

 

5. Οικονομική Διαχείριση

Διαχείριση Φυσικών - Νομικών προσώπων και Επαφών

Διαχείριση Συναλλασσομένων (Προμηθευτές– Πιστωτές)

Χρηματοοικονομική Διαχείριση (Περιλαμβάνει Διαχείριση Ταμείου – Αξιογράφων - Διαχείριση Τραπεζικών Λογαριασμών, Ενηλικίωση υπολοίπων)                                                                                                                                                         

Διαχείριση Δαπανών

Στατιστική Διαχείριση (Δυναμική Πληροφόρηση από το περιβάλλον Εργασίας –Εργαλεία Επιχειρηματικής Γνώσης – Ανταλλαγή Πληροφοριών με MS Office)

Διαχείριση Ειδικών Λογαριασμών (Φόροι – Επιβαρύνσεις – Κρατήσεις)

Γενικά Χαρακτηριστικά (Πολλαπλές Εταιρείες  με ένα Υποκατάστημα - Δύο (2) Εταιρικές Διαστάσεις -

Πολλαπλές Οικονομικές Χρήσεις –Περίοδοι - Διαχείριση  Χρηστών – Προνομίων - Παραμετροποίηση User Interface)

Ανταλλαγή Δεδομένων με εφαρμογές τρίτων Κατασκευαστών, tablets κλπ

 

6. Παρακολούθηση προϋπολογισμών

Διαχείριση Προϋπολογισμού ειδών- προμηθευτών, εσόδων-δαπανών-επενδύσεων

Διαδικασία κατάρτισης

Συγκριτικές καταστάσεις προϋπολογισμού-απολογισμού ανά περίοδο και χρήση.

Παρακολούθηση και πολλαπλά σενάρια προϋπολογισμού ανά Business Unit, Δραστηριότητα

 

7. Παράδοση του λογισμικού στο Σωματείο πλήρως εγκατεστημένο στον Server και όσους ηλεκτρονικούς υπολογιστές ζητηθεί ανεξαρτήτως του αριθμού των χρηστών, εντός και εκτός των γραφείων της οργάνωσης.

8. Πλήρης προσαρμογή του λογισμικού ακριβώς στις απαιτήσεις και ανάγκες της οργάνωσης χωρίς επιπλέων επιβάρυνση.

9. Εκπαίδευση του προσωπικού του Συλλόγου στις λειτουργείες της εφαρμογής.

 

 

 

Ως χρόνος παράδοσης του έργου είναι 20 ημέρες από την ανάθεσή του στον προμηθευτή.

Για τις προσφορές που θα υποβληθούν, θα ληφθούν υπόψη, μόνον όσες αφορούν στο σύνολο  της ανωτέρω απαίτησης, δηλαδή για την παροχή όλου του ανωτέρω έργου με τα στοιχεία και χαρακτηριστικά που αναφέρονται ανωτέρω.

 

Οι προσφορές κατατ sνται ﷽﷽﷽ίθενται σε  δυο σφραγισμένους φάκελους από τους οποίους  ο ένας περιγράφει τις απαιτούμενες τεχνικές προδιαγραφές και χαρακτηριστικά που απαιτούνται και ο άλλος την οικονομική προσφορά  στα γραφεία του Συλλόγου Εθελοντών Κιλκίς επί της οδού Ουτσκούνη 3 στο Κιλκίς, Τ.Κ. 61100 έως την 14-12-2018 και ώρα 15:00 η οποία και ορίζεται ως ημερομηνία και ώρα λήξης υποβολής των προσφορών. Προσφορές που θα κατατεθούν μετά την ως άνω ημερομηνία θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες. Αρμόδιος για το άνοιγμα των προσφορών ορίζεται ο Ταμίας του Συλλόγου Εθελοντών Κιλκίς. Για οποιαδήποτε πληροφορία- διευκρίνιση οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στη γραμματεία του Συλλόγου στο τηλ. 23410 22272. Κατά το άνοιγμα των προσφορών, μετά τη λήξη της ημερομηνίας υποβολής των προσφορών, ήτοι την 14-12-2018 και ώρα 16:00, μπορούν να παρευρίσκονται και οι ίδιοι οι ενδιαφερόμενοι προκειμένου να λάβουν γνώση για τους συμμετέχοντες στη διαδικασία, καθώς επίσης και για τις τιμές που αναγράφονται στις υποβληθείσες προσφορές.

Οι προσφορές θα πρέπει, επί ποινή αποκλεισμού, να πληρούν απαρέγκλιτα τις προδιαγραφές του πίνακα επί της παρ. 1.2. του παρόντος. Εναλλακτικές προσφορές δε γίνονται δεκτές και απορρίπτονται ως απαράδεκτες.

Οι ενδιαφερόμενοι θα φέρουν αποκλειστικά την ευθύνη για την έγκαιρη υποβολή των προσφορών τους. Οι προσφορές που θα υποβληθούν μετά την καθορισμένη ημερομηνία και ώρα, απορρίπτονται και επιστρέφονται στους ενδιαφερόμενους.

 

1.3              ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ

Μετά τη διενέργεια του διαγωνισμού και την ανάδειξη αντισυμβαλλομένου, ο τελευταίος- προμηθευτής αναλαμβάνει την εγκατάσταση του λογισμικού και την παροχή όλου του ως άνω αναφερόμενου έργου με τη σύναψη ιδιωτικού συμφωνητικού.

 

 ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΑ ΜΕΣΑ ΠΟΥ ΠΑΡΕΧΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ

2.1       Το Σωματείο αναλαμβάνει να εξασφαλίσει τη δυνατότητα πρόσβασης του προσωπικού του Προμηθευτή στον χώρο παράδοσης του προϊόντος μετά από έγκαιρη ενημέρωση του Υπευθύνου Συντονισμού του Σωματείου για τον χρόνο και τον τόπο παράδοσης και την ολοκλήρωση του έργου.

2.                  ΠΑΡΑΔΟΣΗ – ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Του αιτηματοσ

 

2.1         ΤΟΠΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ

Το προϊόν θα παραδοθεί θα εγκατασταθεί στις διευθύνσεις που θα υποδεικνύονται από τον Υπεύθυνο Ελέγχου και Παραλαβής του Σωματείου.

2.2              ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ

 Ο χρόνος παράδοσης του έργου είναι εντός 20 ημερών από την ημέρα ανάθεσής στον προμηθευτή.

 

2.3              ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ

Ο Προμηθευτής πριν εγκαταστήσει το λογισμικό  οφείλει να ενημερώσει τον Υπεύθυνο Ελέγχου και Παραλαβής του Σωματείου, προκειμένου ο τελευταίος να είναι σε θέση να παράσχει στον προμηθευτή τη συνδρομή που θα απαιτηθεί για να διεκπεραιώσει το σύνολο των αναληφθέντων από αυτών εργασιών και υπηρεσιών.

Κατά τη διαδικασία παραλαβής θα γίνεται ο ποιοτικός έλεγχος από τον Υπεύθυνο Ελέγχου και Παραλαβής. Εάν η παραδοθείσα απαίτηση δεν αντιστοιχεί στην αιτηθείσα, ο Προμηθευτής υποχρεούται άμεσα να προβεί σε κάθε απαραίτητη ενέργεια προκειμένου να χορηγήσει την αιτηθείσα από το Σωματείο απαίτηση, άλλως το Σωματείο δικαιούται να αρνηθεί την πληρωμή της συγκεκριμένης ποσότητας.

Ο Προμηθευτής είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την παράδοση της αιτούμενης από το Σωματείο παραγγελίας, για την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών και για την μη παράδοσή του κατά τον αιτούμενο χρόνο και τόπο.

Το Σωματείο δε φέρει καμία απολύτως ευθύνη σχετικά με την ποιότητα του παραδοτέου προϊόντος και των υπηρεσιών.

Πρόστιμο που επιβάλλεται στον Προμηθευτή, από οποιαδήποτε ελεγκτική αρχή, στα πλαίσια της μεταφοράς και εκτέλεσης της αιτηθείσας από το Σωματείο παραγγελίας, ευθύνεται και αναλαμβάνει εξ ολοκλήρου ο Προμηθευτής.

 

2.4              ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ

Ως Υπεύθυνος Προμηθευτή ορίζεται το άτομο που καθίσταται υπεύθυνο από τον Προμηθευτή προκειμένου να παραλαμβάνει και να εκτελεί την παραγγελία

 

3.5   ΠΛΗΡΩΜΗ

Το απαιτούμενο παραστατικό θα είναι τιμολόγιο- δελτίο αποστολής (επί πιστώσει): η πληρωμή της αξίας των παραστατικών  στον Ανάδοχο θα πραγματοποιηθεί αμέσως μετά τον επιτυχή ποιοτικό και ποσοτικό έλεγχο από τον Υπεύθυνο Ελέγχου και Παραλαβής της Αναθέτουσας αρχής και πάντως εντός 10 ημέρων από την παράδοση του έργου. Η πληρωμή θα διενεργηθεί αποκλειστικά με διατραπεζικό ηλεκτρονικό τρόπο στο λογαριασμό που θα υποδείξει εγγράφως ο ανάδοχος στο έγγραφο της προσφοράς του.

 

Κιλκίς 27/11/2018

Σύλλογος Εθελοντών Κιλκίς Όμνες (Omnes)

3 Outskouni str. 61100. Kilkis. Greece.
t:+30 23410 22272